Varmuuskopiointi

Kiinalaisen sananlaskun mukaan mikään ei ole niin tärkeää kuin puutarhanhoito, eikä sekään ole niin tärkeää. Suomalaisessa versiossa voitaisiin puhua vaikka metsänhoidosta. Varmuuskopiointi on vähän samanlaista touhua. Toisaalta varmuuskopiointia voi verrata vakuuttamiseen. Jos vakuuttamisen tai varmuuskopioinnin jättää tekemättä tai epäonnistuu varmuuskopioinnissa, voi menettää useiden vuosienkin työn kuten puutarhanhoidossa ja rahat kuten metsänhoidossa.

Vakuutusrahoilla voi rakennuttaa uuden talon palaneen tilalle. Perintöhuonekaluja ja -maalauksia ei kuitenkaan korvaa mikään raha. Sama koskee esimerkiksi vain tietokoneen kovalevyllä olleita tiedostoja lapsista pieninä, jos levy hajoaa tai vain kännykässä olleita kuvia, jos puhelin katoaa. Kadonneen puhelimen yhteystiedot saa kerättyä takaisin vaivannäöllä ja melkein valmiin väitöskirjan tai elämäkerran voi kirjoittaa aina uudelleen, mutta lapset eivät muutu enää pieniksi.

Seuraavassa käyn läpi muutamia seikkoja, joita kannattaa ottaa huomioon varmuuskopioinnissa. Niitä noudattamalla voi mahdollisesti saada tärkeää digitaalista aineistoa säilymään tulevillekin sukupolville. Varmuuskopioita tehdessä kannattaa kuitenkin muistaa kiinalaisen sananlaskun loppu, jonka mukaan puutarhanhoito ei loppujen lopuksi ole niin tärkeää. Tärkeämpää kuin yrittää maanisesti säilyttää ne lasten valokuvat varmuuskopioimalla, on viettää aikaa lasten kanssa, silloin kun he vielä ovat pieniä. Voi nimittäin olla, että lapsenlapsesi saattaa olla yhtä vähän kiinnostunut perhevideoista, kuin itse olit isotädin perintönä saaduista lehtileikkeistä tai valokuvista, joissa esiintyi sinulle täysin vieraita ihmisiä.

Tallennusvälineet

Tallennusmedialla tarkoitetaan tiedon fyysistä tallennusalustaa, tallennusvälinettä. Perinteisiä esimerkkejä tiedon tallennusvälineistä ovat kallioseinä, savitaulut, papyrus, paperi, kirjat ja kehitetty valokuva. Digitaalisen ajan uusia tallennusvälineitä ovat tietokoneiden kovalevyt, muistitikut ja muistikortit sekä CD-, DVD- ja Blue-ray-levyt.

Perinteisillä tallennusvälineillä dokumentit ovat säilyneet hyvin. Savitaulut ja papyrus ovat säilyneet vuosituhansia ja kirjoistakin on vuosisatojen kokemuksia. Mustavalkovalokuvat säilyvät hyvin ja värivalokuvatkin. Värit voivat vähän himmetä, jos kuvia säilyttää väärin. Toisaalta paperitkin voivat hapertua auringon valossa tai homehtua, jos ilmankosteus on liian suuri. Kirjastoja on palanut ja savitauluja rikkoontunut.

Digitaalisten tallennusvälineiden toimivuudesta ei ole vielä kokemusta pitkältä ajalta. Itselläni on kokemusta levykkeistä viime vuosituhannen puolelta. Muutamia tietoja, joita olin säilönyt levykkeille en pystynyt viiden vuoden päästä enää lukemaan. Osa levykkeistä toimi kuitenkin kunnolla. Olen vaihtanut muutaman hajonneen kovalevyn ja olen havainnut, että CD- ja DVD-levyt ovat herkkiä auringon valolle, lämmölle ja naarmuuntumiselle. Joka tapauksessa digitaaliset tallennusvälineet ovat huonommin säilytystä kestäviä ja tieto katoaa niiltä nopeammin kuin perinteisistä tallennusvälineistä.

Digitaalisten tallennusvälineiden toinen huono puoli on niiden riippuvuus teknologiasta, joka vanhenee koko ajan ja poistuu käytöstä. Tilalle tulee uutta teknologiaa, joka ei välttämättä ole yhteensopivaa vanhentuneen teknologian kanssa. Mustavalkovalokuvaa voi katsella sadan vuoden päästä, mutta CD-levyllä olevia kuvia ei luultavasti voi, vaikka tieto ei olisi tuhoutunut säilytyksessä, koska hyvin todennäköisesti meillä ei enää sadan vuoden päästä ole laitetta, jolla voisi lukea CD-levyn sisällön.

Hämmästyin havaittuani, että miniDV-videokameroita ei enää saa kaupoista, muutamaa teräväpiirtoista kuvaa tallentavaa mallia lukuun ottamatta ja nekin ovat luultavasti katoamassa kovaa vauhtia. Muistikortti on tallennusvälineenä syrjäyttänyt hankalamman nauhan, vaikka tallennustila kortilla on vielä lähes kymmenen kertaa kalliimpaa kuin nauhalla. MiniDV-kamerat tulivat markkinoille 1996, yleistyivät 2000-luvun alussa ja nyt viidentoista vuoden päästä markkinoille tulosta niitä ei enää saa kaupasta. Jos siis vaikka pudotat kamerasi järveen, kannattaa lainata kaverilta kamera ja siirtää tärkeät videot tietokoneelle tai maksaa jollekin yritykselle siirrosta muutama satanen riippuen tietenkin kuvatun materiaalin määrästä.

Digitaalisten tallennusvälineiden eräs haavoittuvuus ja haastavuus käykin hyvin ilmi edellisestä esimerkistä. Tietoa pitää koko ajan siirtää välineeltä toiselle, jotta sitä voi käyttää vielä tulevaisuudessa. Pitää seurata aikaansa, jotta ei jää jonkin tallennusvälineen "vangiksi". Voi olla viisasta tuottaa paperiversio tärkeimmistä teksteistä ja kehityttää ainakin muutama parhaista kuvista. Tosin silloin joutuu tyytymään pysäytyskuviin, sillä liikkuvaa kuvaa ja ääntä ei voi tallettaa sähköttömässä muodossa. Jos halutaan saivarrella niin, kinofilmi ei vaadi sähköä, jotta sen sisältöä voidaan tarkastella, mutta aika epämukavaa se on ilman sähköä. Äänen ja liikkuvan kuvan voi koodata johonkin muotoon. Sitten tulostetaan koodaustapa ja koodattu ääni tai kuva paperille vähän niin kuin nuotitkin esittävät jonkin kappaleen. Niin tulevaisuudessakin voidaan palauttaa tieto tulevaisuuden laitteille. Paperilla olevaa koodattua ääntä katsomalla ei voi kuitenkaan mieltää, miltä se isomummon ääni kuulosti.

Digitaalisten tallennusvälineiden etu on kopioinnin helppous. Koska materiaalin voi kopioida ilman, että sen laatu laskee tiedonsiirrossa tai tallennuksessa, kannattaa kopioita ottaa. Mitä useammalla eri tyyppisellä välineellä sama tieto on, sitä varmemmin se säilyy. Vielä jos säilyttää kopioita eri paikoissa voi välttää tulipalonkin aiheuttaman vahingon. Toisaalta mitä useammassa paikassa sama tieto on, sitä vaikeampaa sitä on hallinnoida. Varsinkin jos sama tieto on hieman muunneltuna ja yhdisteltynä eri paikoissa.

Tallennusmuoto eli -formaatti

Tallennusmuoto eli -formaatti tarkoittaa tiedon esitys- eli koodaustapaa. Vanhimmat esitystavat ovat kuvia luolamaalauksissa ja egyptiläisten hieroglyfeissä. Kieliä on tullut ja mennyt. Osa kuolleiden kielten kirjoituksista on pystytty selvittämään. Kielen jäljille on päästy vertaamalla kirjoituksia samasta asiasta kertoviin tunnettuihin teksteihin.

Digitaalisen tiedon tallennusformaatti riippuu tallennettavan tiedon laadusta: valokuva, ääni, teksti jne. Samankin tyylisen tiedon tallentamiseen on useampia eri vaihtoehtoja. Minkä tallennusmuodon puolesta kannattaisi lyödä vetoa? Mikä "kieli" säilyy tulevaisuudessa? Mitään varmuutta asiasta ei ole, mutta muutamia näkökohtia kannattaa punnita. Mitä yleisempi tallennusmuoto on, sitä todennäköisemmin se säilyy pitkään tai on ainakin muunnettavissa muuhun muotoon. Sama pätee puhutuissa kielissä. Harvinaiset kielet häviävät todennäköisesti nopeammin kuin yleiset kielet.

Toinen näkökohta on tallennusmuodon standardisointi ja avoimuus. Jos tallennusmuoto on standardisoitu ja avoin, on todennäköistä, että sitä tuetaan pitkälle tulevaisuuteen. Ainakin sen muunto toiseen muotoon tulevaisuudessa onnistuu todennäköisemmin kuin suljettua ja standardisoimatonta tallennusmuotoa käytettäessä.

Kolmas näkökohta on tiedon pakkaus. Pakkauskin on tallennusmuoto eli formaatti. Osa pakkausmenetelmistä hävittää tietoa (parempi pakkaussuhde) ja osa säilyttää kaiken tiedon (tekstille vain tämä). Pakattuna tiedot mahtuvat pienempään tilaan kun pakkaamattomina, mutta pakkauksessa on otettava huomioon tulevaisuudessa löytyvän purkumenetelmän lisäksi erityisesti se, että tallennusvälineen vikaantumisen takia pakattua tietoa ei saa välttämättä auki, vaikka osa tiedoista olisikin ollut pelastettavissa pakkaamattomana.

Käytäntö

Työtiedostojen (alati muuttuvien tiedostojen) varmuuskopiointi kannattaa automatisoida ja ehkä ajastaakin. Hyvä tallennuspaikka tällaisille tiedostoille on ulkoinen kovalevy tai muistitikku tiedon määrästä riippuen. Tallennusta varten voi tehdä oman skriptin, käyttää käyttöjärjestelmän työkaluja tai erillisiä ohjelmia, joita saa ulkoisten kovalevyjen kylkiäisinä.

Valmiit työtiedostot kuten tekstiasiakirjat, valmiit projektit, valokuvat, musiikki ja videot, joita ei enää muokata (ainakaan pitempään aikaan) kannattaa polttaa kertatallenteiselle CD- tai DVD-levylle, vaikka niitä säilyttäisikin ulkoisella kovalevyllä. Sama koskee tiedostoja, joissa on laskettu MD5-summia tai muita sormenjälkiä tietoturvasyistä. Tällaisille tiedostoille vaihtoehtoinen paikka on myös SD-kortti, niin että kirjoitussalpa lukitaan tallennuksen jälkeen.

Tärkeitä tietoja voi myös säilyttää Internetissä pilvipalveluna. Silloin tiedot eivät katoa, vaikka koko asunto palaisi. Rajoitteita asettaa lähinnä tiedon siirtonopeus kodista palveluntarjoajalle. Vaikka kotiin päin tietoa tulisi kymmenien megabittien vauhdilla, niin lähetysvauhti on yleensä vain noin 1 megabitin luokkaa. Toinen merkittävä näkökohta on tietoturva ja luotettavuus.

Tiedostot voi lähettää itselleen sähköpostilla esimerkiksi omalle Googlen gmail-tilille. Tällöin on hyvä muistaa, että sähköpostilla lähetettävät tiedot eivät kulje salattuina. Itellan (entinen Posti) Netpostissa on salattu siirtoyhteys, ja ilmaista tallennustilaa 100 megatavua. Lisää voi ostaa. Kumpaakaan menetelmää ei voi automatisoida.

Tiedon siirtoon on olemassa myös salattuja automatisoituja menetelmiä, esimerkiksi F-Securen maksullinen Online Backup. Salattuja synkronointimenetelmiäkin voi käyttää varmuuskopioinnissa. Sellaisia ovat esimerkiksi Ubuntu One (ilmainen < 5 GT) ja Microsoftin SkyDrive (ilmainen < 25 GT). Ne on tosin alunperin tarkoitettu päivittämään samat työtiedostot eri tietokoneille. Salatuissakin menetelmissä kannattaa miettiä aina mahdollisuutta, että palvelin murretaan tai tieto joutuu sivullisen käsiin. Palveluntarjoajakin voisi vakoilla sinua, jos tietosi olisi merkittävää. Kannattaa siis aina miettiä, mitä nettiin tallentaa. Missään tapauksessa en suosittele pitämään ainoata kappaletta tiedosta vain yhdessä paikassa netissä.

Muista aina dokumentoida kaikki varmuuskopiointiin liittyvät asiat, niin sinulla ei ole monia hieman erilaisia tiedostoja eri puolilla. Lopuksi et ehkä muista enää mikä oli se oleellinen. Säilytä varmuuskopioita oikein ja huolellisesti. Jos et saa tietoja enää auki, ei kaikki tieto ole välttämättä menetetty. Ota yhteyttä ammattilaiseen. Tee samoin, jos sinusta tuntuu, että et osaa itse ottaa varmuuskopioita.